PERBAIKI TATA KELOLA ARSIP, KPU TULUNGAGUNG SELENGGARAKAN RAPAT TERBATAS

Rep : Much. Anam Rifai
Red : Suyitno Arman

Tulungagung, kpu-tulungagungkab.go.id. __ Salah satu kewajiban KPU Kabupaten/Kota dalam penyelenggaraan Pemilu Legislatif, Pemilu Presiden dan Wakil Presiden, serta Pemilihan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah (Pilkada) adalah mengelola,  memelihara, dan  merawat  arsip/dokumen  serta  melaksanakan  penyusutannya  berdasarkan jadwal  retensi  arsip  yang sudah ditetapkan. Hal tersebut diatur dalam UU No. 15/2011 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum. Dalam rangka melaksanakan kewajiban tersebut, Rabu (6/4) KPU Tulungagung mengadakan rapat terbatas yang dihadiri oleh seluruh Komisioner, Sekretaris KPU, Kasubbag Teknis Penyelengara dan Hubungan Partisipasi Masyarakat serta beberapa staf yang tergabung dalam Tim Tata Kelola Arsip dan Tim Penilai Arsip.

Dalam sambutannya, Ketua KPU Tulungagung Suprihno memberikan arahan perlunya menata, mengelola, dan menyimpan arsip Pemilu secara baik. Dengan begitu maka dokumen penyelenggaraan pemilu akan tetap tersedia dari waktu ke waktu. ’’Pada prinsipnya dokumen pemilu adalah bagian dari sejarah penyelenggaraan pemilu. Kita harus mampu untuk menjaga dan mengamankannya dengan baik, sebab kita bagian dari sejarah yang menciptakan dokumen tersebut,’’ tandas Suprihno.

Rapat bersifat terbuka itu berjalan lancar. Seluruh personil yang tergabung  dalam Tim Tata Kelola Arsip dan Tim Penilai Arsip diberi kesempatan untuk menyampaikan usulan/masukan. Pimpinan Rapat yang juga Koordinator Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih dan Pengembangan Informasi KPU Kabupaten Tulungagung Suyitno Arman menjelaskan, berdasarkan Peraturan KPU, Tim Penilai Arsip harus menilai jadwal retensi arsip. ’’Tim harus bisa membedakan mana arsip yang jadwal retensinya habis dan harus dimusnahkan, atau jadwal retensinya habis tetap disimpan karena bersifat permanen atau arsip yang dipindah-tangankan ke lembaga arsip daerah. Poin pentingnya adalah, tidak menumpuknya arsip fisik di KPU. Kalau berdasarkan aturan sudah bisa dimusnahkan ya dimusnahkan, tapi harus dipilah dan dipilih betul. Jangan sampai dokumen penting yang termasuk bagian dari sejarah pemilu juga ikut dimusnahkan’’ kata Arman.

Mohammad Fatah Masrun Koordinator Divisi Teknis Penyelenggara, Perencanaan dan Data mengusulkan agar segera dilakukan digitalisasi arsip. Manfaatnya ada dua, pertama kemudahan dalam mencari arsip. Kedua arsip tetap terjaga keberadaannya. ’’Jadi apabila diputuskan untuk dimusnahkan, maka saran saya sebaiknya digitalisasi dulu sehingga KPU Tulungagung tetap memiliki salinannya,’’ kata bapak tiga anak ini. Sementara itu Koordinator Divisi Keuangan dan Logistik Victor Febrihandoko berharap Tim Penilai Arsip mampu melaksanakan tugas secara efektif. “Salah satu output dari tim ini adalah data logistik eks-pemilu dan pilkada yang akan dihapuskan. Dan paling lambat 15 April data-data itu harus sudah dikirim ke KPU-RI.” tandas Victor.

Sekretaris KPU Tulungagung Lilik Wijayati menyatakan kesiapannya untuk melaksanakan hasil rapat. Lilik berjanji segera menindaklanjutinya dengan melakukan perencanaan teknis kerja bersama staf sekretariat yang tergabung dalam Tim. ’’seluruh personalia yang masuk di tim ini akan kami optimalkan untuk menata, mengelola dan menilai arsip. Kami juga siap melakukan digitalisasi arsip. Beberapa arsip yang belum terekam secara digital akan kami data sehingga bisa dilakukan scaning,’’ jelas Lilik. (NAM/ARM)