Rapat Terbatas Tim Penilai Arsip KPU Kab.Tulungagung (21/4).
Rep. : Much. Anam Rifai
Ed. : Suyitno Arman
TULUNGAGUNG, kpu-tulungagungkab.go.id. __ Tim Penilai Arsip Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Tulungagung Tahun 2016 Kamis, (21/04) menggelar rapat terbatas untuk melakukan finalisasi jadwal retensi arsip KPU Kabupaten Tulungagung. Tim yang dibentuk pada tanggal 1 April 2016 oleh Sekretaris KPU Kabupaten Tulungagung ini memiliki batas waktu hingga 30 April 2016 untuk menyelesaikan tugas menilai arsip sesuai dengan jangka simpan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) atau berdasarkan nilai guna arsip.
Ketua Tim Penilai Arsip yang juga Koordinator Divisi Hukum, Pengawasan, SDM dan Organisasi Agus Safe’i pada saat memimpin rapat menegaskan kepada tim agar mampu memenuhi tenggat waktu kerja yang sudah diatur dalam keputusan sekretaris. Oleh sebab itu finalisasi jadwal retensi arsip harus bisa dirampungkan pada pertemuan ini.’’Hari ini kami lakukan penilaian secara keseluruhan jadwal retensi arsip sehingga sebelum akhir April kegiatan ini sudah selesai dan bisa dilaporkan. Pada pertemuan sebelumnya sudah dilakukan inventarisasi arsip di KPU Kabupaten Tulungagung,’’ jelas Agus.
Berdasarkan hasil inventarisasi Tim Tata Kelola Arsip, ada sekitar 84 jenis arsip yang harus dinilai jadwal retensinya. Hasil penilaian berupa kategorisasi apakah arsip masih aktif atau sudah inaktif. Apabila masih aktif tentu rekomendasinya tetap disimpan dengan baik. Sebaliknya apabila sudah tidak aktif maka ada beberapa opsi rekomendasi. ‘’Arsip yang sudah inaktif bisa direkomendasikan untuk dimusnahkan, dipermanenkan, diusulkan untuk diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah dan seterusnya. Ada pilihan-pilihan rekomendasi yang nanti disusun oleh tim penilai Arsip,’’ kata Agus.
Hasil rapat Tim sendiri sudah bisa diambil kesimpulan awal bahwa sebagian besar arsip yang berupa dokumen kesejarahan Pemilu akan direkomendasikan untuk dipermanenkan meskipun jangka waktu retensinya sudah habis. Contohnya hasil rekapitulasi penghitungan suara pemilihan bupati dan wakil bupati Tulungagung Tahun 2008 dan tahun 2013, penetapan DPT pada pemilihan bupati dan wakil bupati Tulungagung Tahun 2008 dan tahun 2013, dan seterusnya.
Sementara arsip terkait Pemilu 2014 yang meliputi Pemilu Legislastif dan Presiden berdasarkan penilaian jadwal retensinya masuk kategori masih aktif. Oleh sebab itu tim akan merekomendasikan untuk tetap disimpan dengan baik. ’’PKPU yang mengatur jadwal retensi arsip non kepegawaian dan non keuangan rata-rata memberikan jadwal retensi arsip selama 3 tahun dan apabila sudah inaktif tetap bisa disimpan rata-rata maksimal 2 tahun. Memang ada yang 5 tahun, tapi yang paling banyak jadwal retensinya maksimal 3 tahun.” terang Agus. (NAM/ARM)
